อธิบายขั้นตอนการชำระเงินด้วย POS: จากการชำระเงินจนถึงการชำระเงิน

ทำความเข้าใจขั้นตอนการชำระเงินเบื้องต้นผ่าน POS

กระบวนการชำระเงิน ณ จุดขาย (POS) เริ่มต้นขึ้นทันทีที่ลูกค้าเลือกซื้อสินค้าและแสดงวิธีการชำระเงิน ซึ่งโดยทั่วไปคือบัตรเดบิตหรือบัตรเครดิต จากนั้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย ได้แก่ ร้านค้า ผู้รับบัตร เครือข่ายบัตร และผู้ออกบัตร จะมีบทบาทในการรับรองว่าธุรกรรมได้รับการดำเนินการอย่างปลอดภัยและรวดเร็ว ขั้นตอนการชำระเงินสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนสำคัญหลายขั้นตอน ได้แก่ การชำระเงิน การอนุมัติ การหักบัญชี และการชำระเงิน

1. การเริ่มต้นธุรกรรม

เมื่อลูกค้าซื้อสินค้าจนเสร็จสิ้น ระบบจะนำลูกค้าไปยังเครื่อง POS เพื่อเริ่มต้นธุรกรรม วิธีการชำระเงินอาจเป็นการรูดบัตรแถบแม่เหล็ก การใส่ชิป หรือการแตะแบบไร้สัมผัส เครื่องจะรวบรวมข้อมูลการชำระเงินที่เข้ารหัสไว้ในบัตรของลูกค้า ซึ่งรวมถึง:

• ชื่อผู้ถือบัตร
• หมายเลขบัตร (หมายเลขบัญชีหลัก หรือ PAN)
• วันหมดอายุของบัตร
• รหัส CVV หรือ CVC

หากบัตรมีชิป จะมีการทำธุรกรรม EMV ซึ่งเพิ่มข้อมูลแบบไดนามิกอีกชั้นหนึ่งเพื่อป้องกันการฉ้อโกง

2. การส่งข้อมูลไปยังผู้รับบัตร

เมื่อเครื่องอ่านข้อมูลบัตรแล้ว เครื่องจะเข้ารหัสและส่งข้อมูลไปยังธนาคารผู้รับบัตร (หรือที่เรียกว่าธนาคารของร้านค้า) ขั้นตอนนี้จะเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ผ่านช่องทางการสื่อสารที่ปลอดภัย ธนาคารผู้รับบัตรทำหน้าที่เป็นตัวกลาง ส่งคำขอทำธุรกรรมไปยังเครือข่ายบัตรที่ถูกต้อง (เช่น Visa, Mastercard, American Express)

3. การกำหนดเส้นทางผ่านเครือข่ายบัตร

ระบบบัตร (หรือเครือข่ายบัตร) จะรับคำขออนุมัติจากผู้รับบัตร และกำหนดว่าธนาคารผู้ออกบัตร (ธนาคารของลูกค้า) ใดเป็นผู้รับผิดชอบบัตร จากนั้นระบบจะส่งต่อคำขอไปยังผู้ออกบัตรเพื่อขออนุมัติ พร้อมทั้งรับรองว่าเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับและมาตรการป้องกันการฉ้อโกง

4. การตัดสินใจของผู้ออกบัตร

ในขั้นตอนนี้ ผู้ออกบัตรจะประเมินว่าธุรกรรมนั้นถูกต้องหรือไม่ โดยใช้ปัจจัยหลายประการรวมกัน ดังนี้

• มีเงินคงเหลือหรือวงเงินคงเหลือเพียงพอ
• สถานะบัตร (รายงานว่าสูญหาย/ถูกขโมย หรือใช้งานอยู่)
• กฎความปลอดภัย (เช่น การป้อนรหัส PIN หรือวงเงินคงเหลือในธุรกรรม)
• ประวัติพฤติกรรมของบัญชีและคะแนนการฉ้อโกง

หากได้รับการอนุมัติ ผู้ออกบัตรจะส่งรหัสอนุมัติกลับผ่านเครือข่าย — ผ่านเครือข่ายไปยังผู้รับบัตร และสุดท้ายไปยังเครื่องรูดบัตร (POS) หากถูกปฏิเสธ จะส่งรหัสเหตุผลพร้อมข้อความแจ้งข้อผิดพลาดที่เหมาะสมให้ลูกค้าทราบแทน

5. การแจ้งเตือนลูกค้า

เครื่องรูดบัตร (POS) จะรับและแสดงผล หากธุรกรรมได้รับการอนุมัติ ร้านค้าจะดำเนินการออกใบเสร็จและสรุปการขาย ณ จุดนี้ ธุรกรรมจะถือว่าได้รับการอนุมัติ — แต่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ เงินยังไม่เคลื่อนไหว

การเคลียร์: การเตรียมธุรกรรมสำหรับการชำระบัญชี

หลังจากธุรกรรมได้รับการอนุมัติที่เครื่อง POS แล้ว ธุรกรรมจะเข้าสู่ขั้นตอนการเคลียร์ ซึ่งเป็นกระบวนการเบื้องหลังที่จับคู่ จัดรูปแบบ และเตรียมการชำระเงินสำหรับการชำระบัญชีในที่สุด แม้ว่าการอนุมัติจะทำให้เกิดการพักเงินชั่วคราว แต่การเคลียร์จะทำหน้าที่แลกเปลี่ยนข้อมูลธุรกรรมโดยละเอียดระหว่างสถาบันการเงินอย่างเป็นทางการ

1. การประมวลผลแบบกลุ่มและการรวบรวมข้อมูล

โดยทั่วไปแล้ว ร้านค้าจะทำธุรกรรมแบบกลุ่ม ซึ่งหมายความว่ายอดขายจากวันหรือช่วงเวลาที่กำหนดจะถูกจัดกลุ่มก่อนการส่งข้อมูล ระบบ POS หรือเกตเวย์การชำระเงินจะรวบรวมข้อมูลเหล่านี้ไว้ในไฟล์ที่มีรายละเอียดรายการสำหรับทุกธุรกรรม:

• จำนวนเงินและสกุลเงินของธุรกรรม
• รหัสร้านค้าและสถานที่
• เวลาประทับของการขาย
• ข้อมูลบัตรและรหัสอนุมัติ

จากนั้นไฟล์ที่รวบรวมนี้จะถูกส่งต่อไปยังธนาคารผู้รับ ร้านค้าหลายแห่งส่งชุดข้อมูลรายวันนอกเวลาทำการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดภาระงานของระบบ

2. บทบาทของผู้รับบัตรและเครือข่าย

ผู้รับบัตรจะตรวจสอบข้อมูลธุรกรรมเพื่อความสมบูรณ์และความถูกต้องก่อนส่งต่อไปยังเครือข่ายบัตรที่เหมาะสม ในขั้นตอนนี้ สิ่งสำคัญคือรูปแบบต้องเป็นไปตามกฎและมาตรฐานการหักบัญชีของแต่ละเครือข่าย (เช่น ISO 8583)

ระบบบัตรมีบทบาทสำคัญในการกำหนดเส้นทางและแปลงข้อมูลเป็นรูปแบบที่ธนาคารผู้ออกบัตรสามารถตีความได้ นอกจากนี้ยังบันทึกเวลาของข้อมูลเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต เชื่อมโยงค่าธรรมเนียม และรับรองว่าทั้งผู้รับบัตรและผู้ออกบัตรมีข้อมูลและข้อตกลงที่สอดคล้องกัน

3. ค่าธรรมเนียมการจัดการและการขอคืนเงิน

ในกระบวนการหักบัญชี ค่าธรรมเนียมการแลกเปลี่ยนจะถูกคำนวณ ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่ร้านค้าเป็นผู้รับผิดชอบสำหรับการรับชำระเงินด้วยบัตร และจะถูกหักออกในภายหลังในขั้นตอนการชำระบัญชี หากมีการทำเครื่องหมายธุรกรรมเพื่อตรวจสอบหรืออาจมีข้อโต้แย้งในอนาคต จะมีการบันทึกตัวบ่งชี้ที่เกี่ยวข้อง (เช่น ความไม่ตรงกันของ AVS หรือตำแหน่งที่น่าสงสัย) ไว้ในระหว่างการหักบัญชี

4. กรอบเวลาและผลกระทบต่อวันทำการ

การหักบัญชีไม่ได้หมายถึงการเคลื่อนย้ายเงิน แต่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเตรียมการชำระบัญชีที่ถูกต้องและปราศจากข้อโต้แย้งในภายหลัง กระบวนการนี้อาจใช้เวลาตั้งแต่หลายชั่วโมงไปจนถึงหนึ่งวันเต็ม ขึ้นอยู่กับเวลาปิดทำการและประเภทของบัตรที่ใช้ ตัวอย่างเช่น ธุรกรรมบัตรเดบิตในประเทศอาจชำระบัญชีได้เร็วกว่าบัตรเครดิตข้ามพรมแดน เนื่องจากความซับซ้อนของเครือข่ายที่ลดลงและการกำกับดูแลด้านกฎระเบียบ

5. การเตรียมพร้อมสำหรับการชำระบัญชี

เมื่อข้อมูลทั้งหมดได้รับการตรวจสอบความถูกต้องและแต่ละฝ่ายเห็นพ้องต้องกันในรายละเอียด ธุรกรรมดังกล่าวจะ "เคลียร์" ขณะนี้ธนาคารผู้ออกบัตรคาดว่าจะได้รับคำสั่งทางการเงินเพื่อขอให้โอนเงินจริง ซึ่งจะดำเนินการในขั้นตอนต่อไปและขั้นตอนสุดท้าย นั่นคือ การชำระบัญชี

ขั้นตอนสุดท้าย: การเสร็จสิ้นรอบการชำระเงิน POS

ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการชำระเงิน POS คือ การชำระเงิน ซึ่งเงินจะถูกโอนจากธนาคารผู้ออกบัตรของผู้ถือบัตรไปยังบัญชีธนาคารของร้านค้าอย่างเป็นทางการ ในขณะที่การอนุมัติและการหักบัญชีเป็นรากฐาน การชำระเงินจะเสร็จสิ้นรอบการทำธุรกรรมและสร้างสภาพคล่องให้กับร้านค้า

1. การโอนเงินผ่านธนาคารผู้ออกบัตร

เมื่อได้รับคำสั่งการชำระเงินจากเครือข่ายบัตร ธนาคารผู้ออกบัตรจะเริ่มการชำระเงินให้กับธนาคารผู้รับบัตร จำนวนเงินที่ออกจะแสดงมูลค่าธุรกรรมที่ได้รับอนุญาตหักด้วยค่าธรรมเนียมการแลกเปลี่ยนและค่าธรรมเนียมอื่นๆ ของระบบบัตร การดำเนินการนี้เกิดขึ้นผ่านระบบธนาคารที่ได้รับการยอมรับ เช่น ระบบหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) หรือ SWIFT ขึ้นอยู่กับพื้นที่และประเภทของธุรกรรม

2. ผู้รับบัตรให้เครดิตแก่ร้านค้า

หลังจากได้รับเงินแล้ว ผู้รับบัตรจะฝากเงินจำนวนสุดท้ายเข้าบัญชีธุรกิจของร้านค้า โดยทั่วไปแล้วจะเกิดขึ้นแบบ T+1 หรือ T+2 ซึ่งหมายถึงหนึ่งหรือสองวันทำการหลังจากวันที่ทำธุรกรรม แม้ว่าอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับ:

• ข้อตกลงการชำระเงินของร้านค้า
• ประเภทของบัตร (เดบิตหรือเครดิต)
• สถานที่ตั้งทางภูมิศาสตร์
• โปรไฟล์ความเสี่ยงและประวัติการทำธุรกรรม

3. การรายงานและการกระทบยอดบัญชี

ร้านค้าจะได้รับรายงานการชำระเงินที่มีรายละเอียดยอดขายรวม การคืนเงิน การปฏิเสธการชำระเงิน และค่าธรรมเนียมที่หักออกในระหว่างขั้นตอนการหักบัญชี การกระทบยอดบัญชีที่ถูกต้องแม่นยำเป็นสิ่งสำคัญในการจับคู่ยอดขายกับเงินมัดจำ ธุรกิจหลายแห่งใช้ซอฟต์แวร์บัญชีที่ผสานรวมกับ POS หรือช่องทางการชำระเงินเพื่อลดความยุ่งยากของกระบวนการนี้และระบุความไม่สอดคล้องกันได้อย่างรวดเร็ว

4. การจัดการข้อยกเว้น

บางครั้งธุรกรรมอาจไม่ได้รับการชำระเงินตามที่คาดไว้เนื่องจาก:

• เงินในบัญชีของผู้ถือบัตรไม่เพียงพอ
• ธุรกรรมฉ้อโกงหรือมีข้อโต้แย้ง
• ความไม่ตรงกันทางเทคนิคระหว่างข้อมูลการหักบัญชีและการอนุมัติ

ปัญหาเหล่านี้ถูกยกระดับผ่านกลไกการระงับข้อพิพาทอย่างเป็นทางการ โดยมีการขอคืนเงินตามกฎเกณฑ์ของโครงการบัตรเพื่อปกป้องผู้บริโภคและสร้างความเป็นธรรมให้กับร้านค้า

5. ความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือ

ประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือของขั้นตอนการชำระเงินมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรักษาความไว้วางใจระหว่างทุกฝ่าย ร้านค้าต้องพึ่งพาการฝากเงินที่ตรงเวลา ผู้รับบัตรต้องพึ่งพาการรายงานที่ถูกต้อง และผู้ถือบัตรคาดหวังความชัดเจนในใบแจ้งยอด เมื่อธุรกรรมดิจิทัลเติบโตขึ้น การทำให้กระบวนการชำระเงินเป็นไปอย่างราบรื่นจะช่วยลดการเกิดการขอคืนเงิน ลดการฉ้อโกง และสร้างความไว้วางใจทางการเงินระยะยาวระหว่างร้านค้าและลูกค้า